سیاست حفظ حریم خصوصی

این سیاست زمانی کاربرد دارد که از وب‌سایت ما بازدید می‌کنید، با ما تماس می‌گیرید، درباره خدمات پشتیبانی تحصیلی ما پرس‌وجو می‌کنید یا از آن‌ها استفاده می‌کنید، در فرایند درخواست پذیرش مشارکت دارید، با ما مکاتبه می‌کنید یا اجازه می‌دهید از تجربه، نظر یا محتوای دیگری مربوط به شما استفاده کنیم.

۱. ما که هستیم

بریتانیا: کنترل‌کننده داده‌ها

شرکت STUDY WITH FM LTD که با نام تجاری Study With FM فعالیت می‌کند، در انگلستان و ولز ثبت شده است. این شرکت کنترل‌کننده داده‌ها و مسئول پردازش اطلاعات شخصی مرتبط با خدمات Study With FM است که در این سیاست توضیح داده شده‌اند؛ از جمله اطلاعات مرتبط با فعالیت‌های ما در نیجریه و پرس‌وجوهای اولیه‌ای که از طریق افراد رابط ما در ایران به بریتانیا ارجاع می‌شوند.

شماره ثبت شرکت: 11417586 نشانی ثبت‌شده: 7 Westmoreland House, Cumberland Park, Scrubs Lane, London, England, NW10 6RE, United Kingdom.

کنترل‌کننده داده‌ها بودن به این معناست که شرکت STUDY WITH FM LTD هدف و شیوه اصلی پردازش اطلاعات شخصی را برای ارائه این خدمات تعیین می‌کند.

نیجریه

شرکت Study With FM Global Limited یک شرکت مستقل ثبت‌شده در نیجریه است که از فعالیت‌های Study With FM در این کشور پشتیبانی می‌کند. درباره پردازش اطلاعات مشتریان که مشمول این سیاست است، شرکت STUDY WITH FM LTD اهداف و شیوه‌های اصلی پردازش را تعیین می‌کند.

شماره ثبت (RC): 7602429 تاریخ ثبت: ۲۱ ژوئن ۲۰۲۴ نشانی ثبت‌شده: No. 25, Aare Avenue, New Bodija, Ibadan, Oyo State, Nigeria. ایمیل شرکت: info@studywithfm.com

ممکن است شرکت Study With FM Global Limited در قبال اطلاعاتی که برای انجام تعهدات قانونی یا امور شرکتی مستقل خود پردازش می‌کند، مسئولیت‌های جداگانه‌ای داشته باشد.

ایران: پرس‌وجوهای اولیه و معرفی متقاضیان

ما در تهران افرادی برای پاسخ‌گویی اولیه و معرفی متقاضیان داریم. وظیفه آنان صرفاً دریافت درخواست‌های اولیه و ارسال اطلاعات مقدماتی مرتبط به شرکت STUDY WITH FM LTD در بریتانیاست. پس از آن، تیم بریتانیا ارتباط با متقاضی، مشاوره تحصیلی، دریافت مدارک و پشتیبانی از درخواست پذیرش را مدیریت می‌کند.

اطلاعات اولیه ممکن است شامل نام، راه تماس، کشور یا رشته تحصیلی موردنظر و توضیح کوتاهی درباره درخواست شما باشد. افراد رابط ما در ایران از طرف ما هیچ وجهی از دانشجویان یا خانواده‌ها مطالبه یا دریافت نمی‌کنند. افراد رابط در ایران فرایند کامل درخواست پذیرش را انجام نمی‌دهند و برای معرفی اولیه، گذرنامه، صورت‌حساب بانکی یا مدارک پزشکی درخواست نمی‌کنند.

شرکت STUDY WITH FM LTD هدف و نحوه استفاده از اطلاعات ارجاع‌شده برای خدمات Study With FM را تعیین می‌کند و کنترل‌کننده این پردازش است. پس از ارجاع درخواست، تیم بریتانیا توضیح می‌دهد که در صورت نیاز چه اطلاعات دیگری باید ارائه شود.

۲. راه ارتباطی برای مسائل حریم خصوصی و حفاظت از داده‌ها

برای پرسش درباره این سیاست، درخواست‌های مربوط به اطلاعات شخصی یا ثبت شکایت درباره حریم خصوصی، از راه‌های زیر با ما تماس بگیرید:

ایمیل: coordinator@studywithfm.com تلفن بریتانیا: +44 7557 271171

همچنین می‌توانید مکاتبات پستی خود را به نشانی ثبت‌شده شرکت STUDY WITH FM LTD در بخش ۱ ارسال کنید. نشانی ثبت‌شده شرکت نیجریه‌ای نیز برای مکاتبات محلی در همان بخش آمده است.

۳. این سیاست شامل چه کسانی می‌شود؟

این سیاست، حسب مورد، شامل دانش‌آموزان، دانشجویان و مشتریان بالقوه، فعلی و سابق؛ والدین، سرپرستان و اعضای خانواده؛ کودکان و نوجوانان؛ افرادی که از طرف شخص دیگری پرس‌وجو می‌کنند؛ بازدیدکنندگان وب‌سایت؛ افرادی که از طریق فرم، ایمیل، تلفن، پیام‌رسان یا شبکه‌های اجتماعی با ما ارتباط می‌گیرند؛ شرکت‌کنندگان در نظرات مشتریان، مطالعات موردی، عکس‌ها و فایل‌های صوتی یا تصویری؛ شرکت‌کنندگان در رویدادها؛ نمایندگان مؤسسات آموزشی؛ مخاطبان تجاری؛ و سایر افرادی است که در ارتباط با خدمات ما اطلاعاتشان پردازش می‌شود.

این سیاست همچنین افرادی را در بر می‌گیرد که پرس‌وجوی خود را از طریق افراد رابط ما در ایران آغاز می‌کنند و اطلاعات مقدماتی آنان به تیم بریتانیا ارجاع می‌شود.

۴. چه اطلاعات شخصی‌ای را ممکن است پردازش کنیم؟

نوع اطلاعاتی که پردازش می‌کنیم به شرایط شما و خدمات درخواستی بستگی دارد و ممکن است شامل موارد زیر باشد.

اطلاعات هویتی و تماس

نام و نام خانوادگی، تاریخ تولد، تابعیت، کشور محل اقامت، نشانی، شماره تلفن، ایمیل، اطلاعات تماس اضطراری، مشخصات والدین یا سرپرست و اطلاعات مدارک شناسایی.

اطلاعات تحصیلی و درخواست‌های پذیرش

سوابق تحصیلی، مدارک و ریزنمرات، نمرات قطعی و پیش‌بینی‌شده، نتایج آزمون‌های زبان، توصیه‌نامه‌ها، رزومه، انگیزه‌نامه، ترجیحات رشته و مؤسسه آموزشی، فرم‌ها و پرونده‌های درخواست، پیشنهادهای پذیرش، تصمیم‌های پذیرش و اطلاعات ثبت‌نام.

اطلاعات ویزا، مهاجرت و سفر

مشخصات گذرنامه، وضعیت اقامت و مهاجرت، سابقه دریافت یا رد ویزا، مدارک پشتیبان درخواست، مکاتبات مرتبط و برنامه‌های سفر یا ورود، در حدی که برای خدمت درخواستی لازم باشد. تصمیم‌گیری درباره پذیرش تحصیلی یا ویزا بر عهده مؤسسه آموزشی یا مرجع مهاجرتی مربوط است.

اطلاعات مالی

در صورت ارتباط با درخواست پذیرش تحصیلی یا ویزا، ممکن است مبالغ شهریه و ودیعه، اطلاعات بورسیه یا منابع تأمین هزینه‌ها و مدارک تمکن مالی ارائه‌شده برای درخواست را پردازش کنیم. این اطلاعات برای پشتیبانی از درخواست به کار می‌روند و به این معنا نیست که Study With FM شهریه یا ودیعه مؤسسات آموزشی را دریافت می‌کند.

Study With FM ممکن است مطابق قراردادهای همکاری با دانشگاه‌ها، بابت جذب یا ثبت‌نام واجد شرایط دانشجویان کمیسیون دریافت کند. ما بابت مشاوره یا سایر خدمات Study With FM از دانشجویان ایرانی هزینه‌ای دریافت نمی‌کنیم. برای سایر مشتریان، برخی جلسات مشاوره، بررسی دقیق درخواست‌ها، ارزیابی‌های تخصصی و دیگر خدمات حرفه‌ای مورد توافق ممکن است مشمول هزینه باشند.

در صورت ارائه خدمت پولی، ممکن است اطلاعات مربوط به خدمت و مبلغ توافق‌شده، صورتحساب‌ها، وضعیت پرداخت، شناسه تراکنش‌ها، بازپرداخت‌ها و سوابق حسابداری مرتبط را پردازش کنیم. در صورت استفاده از ارائه‌دهنده شخص ثالث برای پرداخت، ممکن است اطلاعات کارت بانکی مستقیماً توسط آن ارائه‌دهنده و مطابق اطلاعیه حریم خصوصی خودش پردازش شود. همچنین ممکن است صورتحساب‌های کمیسیون دانشگاه‌ها و اطلاعات لازم برای تأیید معرفی یا ثبت‌نام مشمول کمیسیون را پردازش کنیم.

اطلاعات سلامت، معلولیت، نیازهای آموزشی ویژه و سایر اطلاعات حساس

در صورت ضرورت برای ارائه خدمات مورد توافق، ممکن است اطلاعاتی درباره سلامت، معلولیت، نیازهای آموزشی ویژه (SEN)، دسترس‌پذیری، رفاه و حمایت، حفاظت از کودکان یا دیگر شرایط حساس پردازش کنیم. دسترسی به این اطلاعات را به افراد نیازمند به آن محدود می‌کنیم و الزامات قانونی مربوط به حفاظت بیشتر از اطلاعات حساس را رعایت می‌کنیم.

در موارد مشمول قوانین بریتانیا، پردازش داده‌های دارای دسته‌بندی ویژه علاوه بر مبنای قانونی مطابق ماده ۶ مقررات UK GDPR، به شرط قانونی جداگانه‌ای مطابق ماده ۹ نیز نیاز دارد. هرگاه رضایت صریح مبنای مناسب باشد، آن را دریافت می‌کنیم. ممکن است در نیجریه یا ایران الزامات دیگری نیز اعمال شود.

اطلاعات محکومیت‌ها و جرایم

ما به‌طور معمول گواهی سابقه کیفری درخواست نمی‌کنیم. اگر اطلاعات مربوط به جرم یا موضوع مرتبطی برای یک درخواست مشخص ضروری باشد یا به ما اعلام شود، آن را تنها در صورت ضرورت و مجاز بودن قانونی، با رعایت شروط قانونی اضافی، پردازش می‌کنیم.

مکاتبات و ارتباطات

اطلاعات موجود در پرس‌وجوها، جلسات مشاوره، یادداشت تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، فرم‌ها، پیامک‌ها، پیام‌های واتس‌اپ، پیام‌های شبکه‌های اجتماعی و مکاتبات با مدارس، دانشگاه‌ها یا ارائه‌دهندگان خدمات.

نظرات مشتریان و محتوای رسانه‌ای

با دریافت مجوز مناسب، ممکن است از نام یا نام مستعار مورد توافق، اطلاعات مسیر تحصیلی، نام مؤسسه و رشته، نقل‌قول‌ها، عکس‌ها، ویدئوها، فایل‌های صوتی، زیرنویس‌ها یا ترجمه‌ها استفاده کنیم. مشارکت در این فعالیت‌ها اختیاری است و بر دسترسی به خدمات اصلی ما تأثیری ندارد.

اطلاعات فنی و مربوط به وب‌سایت

بسته به امکانات و فناوری‌های مورد استفاده در وب‌سایت، ممکن است اطلاعاتی مانند نشانی IP، مشخصات مرورگر و دستگاه، صفحات مشاهده‌شده، منبع ارجاع به سایت، زمان دسترسی، تعاملات با سایت، گزارش‌های امنیتی و اطلاعات فنی یا عملکردی پردازش شود.

۵. پرس‌وجوهای اولیه و معرفی متقاضیان از ایران

اگر نخستین بار از طریق افراد رابط ما در تهران با Study With FM تماس بگیرید، آنان فقط اطلاعات مقدماتی لازم برای شناخت علاقه تحصیلی شما و ارجاع درخواست به تیم بریتانیا را دریافت می‌کنند. این اطلاعات ممکن است شامل نام، مشخصات تماس، مقطع، رشته یا مقصد تحصیلی مدنظر و توضیح مختصری باشد که داوطلبانه ارائه می‌کنید.

اطلاعات اولیه به شرکت STUDY WITH FM LTD در بریتانیا منتقل می‌شود و پس از آن، تیم ما در بریتانیا پیگیری و پردازش اطلاعات مربوط به درخواست پذیرش را بر عهده دارد. افراد رابط در ایران از طرف ما وجهی مطالبه یا دریافت نمی‌کنند، مدارک پرونده کامل پذیرش را جمع‌آوری نمی‌کنند و فرایند بعدی پذیرش را انجام نمی‌دهند.

این سیاست را هنگام دریافت اطلاعات اولیه یا در نخستین ارتباط مستقیم با شما، مطابق الزامات قانونی قابل‌اعمال، در دسترس قرار می‌دهیم. لطفاً گذرنامه، مدارک تمکن مالی، سوابق پزشکی یا سایر مدارک حساس را فقط زمانی ارسال کنید که تیم بریتانیا از طریق راه ارتباطی مناسب مشخصاً درخواست کند.

۶. اطلاعات را چگونه دریافت می‌کنیم؟

ممکن است اطلاعات را مستقیماً از شما، والدین، سرپرست یا نماینده مجاز دریافت کنیم. همچنین ممکن است اطلاعات از مدرسه، دانشگاه، معرف، سامانه درخواست پذیرش یا ارائه‌دهنده خدمات مرتبط با پرونده، کارکنان مجاز Study With FM، سوابق قبلی، منابع عمومی مجاز یا افراد رابط پاسخ‌گوی پرس‌وجوهای اولیه در ایران به دست ما برسد.

هنگامی که اطلاعات را به‌صورت غیرمستقیم دریافت می‌کنیم، توضیحات مربوط به حریم خصوصی را در مهلت مقرر قانونی ارائه می‌دهیم. برای درخواست‌های ارجاع‌شده از ایران، این سیاست باید هنگام تماس اولیه یا حداکثر تا زمان نخستین ارتباط مستقیم ما با شما در دسترس باشد.

۷. چرا از اطلاعات شخصی استفاده می‌کنیم؟

ما فقط زمانی اطلاعات شخصی را پردازش می‌کنیم که مبنای قانونی مناسبی وجود داشته باشد. طبق قوانین بریتانیا، این مبنا ممکن است انجام اقدامات پیش از انعقاد قرارداد به درخواست شما، اجرای قرارداد، رعایت تعهد قانونی، منافع مشروع، رضایت یا حفاظت از منافع حیاتی اشخاص باشد. مبنای مناسب به نوع فعالیت بستگی دارد و الزامات قانونی مربوط در نیجریه و ایران نیز باید رعایت شود.

پاسخ به پرس‌وجوها و ارائه مشاوره

از اطلاعات برای پاسخ به درخواست‌ها، شناخت نیازهای شما و بررسی خدمات مناسب استفاده می‌کنیم. این فعالیت معمولاً بر اقدامات پیش از قرارداد یا منافع مشروع ما برای پاسخ‌گویی به پرس‌وجوها مبتنی است.

ارائه خدمات تحصیلی و خدمات مرتبط

اطلاعات را برای برنامه‌ریزی تحصیلی، انتخاب رشته و مؤسسه، پشتیبانی از درخواست پذیرش مدرسه یا دانشگاه، آماده‌سازی مدارک، پشتیبانی اداری مرتبط با ویزا در محدوده خدمات مجاز، کمک به جابه‌جایی و ورود، هماهنگی‌های مرتبط با سرپرستی، و پشتیبانی از نیازهای آموزشی ویژه یا سایر خدمات توافق‌شده استفاده می‌کنیم. این فعالیت‌ها معمولاً در چارچوب قرارداد یا اقدامات پیش از انعقاد آن انجام می‌شوند.

درخواست‌های پذیرش و ارائه‌دهندگان بیرونی

در حد ضرورت، اطلاعات را برای تهیه، ارسال و پیگیری درخواست‌ها نزد مؤسسات آموزشی، سامانه‌های پذیرش و سایر سازمان‌های مرتبط استفاده یا به اشتراک می‌گذاریم. بسته به شرایط، اجرای قرارداد، اقدامات پیش از قرارداد یا منافع مشروع می‌تواند مبنای قانونی باشد.

خدمات پولی، کمیسیون دانشگاه‌ها و حسابداری

برای مشتریانی غیر از دانشجویان ایرانی، ممکن است هزینه خدمات توافق‌شده، صورتحساب‌ها، پرداخت‌ها، بازپرداخت‌ها و اطلاعات حسابداری مربوط به مشاوره‌های پولی و دیگر خدمات حرفه‌ای مورد توافق را پردازش کنیم. دانشگاه‌ها نیز ممکن است بابت جذب یا ثبت‌نام واجد شرایط دانشجویان به Study With FM کمیسیون پرداخت کنند. برای بررسی استحقاق دریافت کمیسیون، صدور صورتحساب برای دانشگاه‌ها و نگهداری سوابق ضروری شرکتی، از اطلاعات مرتبط با معرفی، درخواست پذیرش، پیشنهاد پذیرش و ثبت‌نام استفاده می‌کنیم. ما بابت مشاوره یا سایر خدمات خود از دانشجویان ایرانی هزینه‌ای دریافت نمی‌کنیم. مبانی قانونی مرتبط در بریتانیا، بسته به فعالیت، ممکن است اجرای قرارداد، منافع مشروع و تعهدات قانونی باشند.

امنیت، حفاظت و امور حقوقی

ممکن است برای حفاظت از اشخاص و سامانه‌ها، پیشگیری از تقلب، رسیدگی به شکایت‌ها و دعاوی، پاسخ به درخواست‌های قانونی یا شرایط اضطراری مرتبط با حفاظت و رفاه افراد، اطلاعات را بر اساس مبنای قانونی متناسب با شرایط پردازش کنیم.

بهبود خدمات

ممکن است از اطلاعات مناسب درباره خدمات و وب‌سایت برای بهبود عملکرد خود استفاده کنیم؛ مشروط به رعایت مبنای قانونی و الزامات رضایت مربوط به فناوری مورد استفاده.

بازاریابی و انتشار محتوا

پیام‌های بازاریابی را فقط در موارد مجاز قانونی ارسال می‌کنیم. برای انتشار نظرات قابل شناسایی مشتریان، عکس‌ها، مطالعات موردی، فایل‌های صوتی یا ویدئوها معمولاً رضایت مناسب دریافت می‌کنیم.

۸. منافع مشروع

در موارد مناسب، منافع مشروع ما شامل پاسخ‌گویی به پرس‌وجوها، هماهنگی خدمات بین‌المللی پشتیبانی تحصیلی، اداره ارتباط با مشتریان، خدمات پولی مورد توافق و امور مربوط به کمیسیون دانشگاه‌ها، نگهداری سوابق ضروری، حفاظت از اطلاعات و سامانه‌ها، پیشگیری از سوءاستفاده، بهبود خدمات، رسیدگی به شکایت‌ها و حفاظت از حقوق قانونی ماست.

پیش از اتکا به این مبنا، تأثیر پردازش بر اشخاص را بررسی می‌کنیم و می‌سنجیم که آیا حقوق و منافع آنان بر منافع ما اولویت دارد یا خیر. در مورد کودکان و اطلاعات حساس، دقت بیشتری به کار می‌بریم.

۹. حق اعتراض شما

شما می‌توانید در هر زمان به استفاده از اطلاعات شخصی خود برای بازاریابی مستقیم اعتراض کنید. در این صورت، پردازش اطلاعات شما برای این هدف را متوقف می‌کنیم.

بسته به شرایط، ممکن است حق داشته باشید به پردازشی که بر پایه منافع مشروع انجام می‌شود نیز اعتراض کنید. برای اعمال این حقوق به coordinator@studywithfm.com ایمیل بزنید.

۱۰. ارتباطات بازاریابی

در موارد مجاز قانونی، ممکن است درباره خدمات Study With FM، رویدادها و فرصت‌های تحصیلی با شما ارتباط بگیریم. در بازاریابی الکترونیکی مشمول قانون بریتانیا، مقررات حریم خصوصی و ارتباطات الکترونیکی (PECR) را رعایت می‌کنیم؛ از جمله الزامات رضایت و استثناهای قانونی معتبر.

معرفی شدن از طریق افراد رابط در ایران یا هر جای دیگر، به‌خودی‌خود اجازه ارسال پیام بازاریابی به ما نمی‌دهد. هرگاه رضایت لازم باشد، آن را جداگانه دریافت می‌کنیم و مشخص می‌کنیم کدام سازمان، با چه هدفی، با شما تماس خواهد گرفت.

شما می‌توانید در هر زمان از دریافت پیام‌های بازاریابی انصراف دهید یا به آن اعتراض کنید. ممکن است حداقل اطلاعات لازم برای رعایت درخواست انصراف شما را نگه داریم.

۱۱. آیا ارائه اطلاعات الزامی است؟

برخی اطلاعات برای پاسخ به درخواست شما، بررسی شرایط، هماهنگی یا ارائه خدمات پشتیبانی تحصیلی، تکمیل درخواست پذیرش یا انجام تعهد قانونی ضروری هستند. مؤسسات آموزشی، سامانه‌های پذیرش و مراجع عمومی نیز ممکن است مدارک مشخصی درخواست کنند.

اگر اطلاعات ضروری ارائه نشود، ممکن است نتوانیم بخشی یا تمام خدمات درخواستی را ارائه دهیم. در مورد خدمات پولی مورد توافق با مشتریانی غیر از دانشجویان ایرانی، ممکن است اطلاعات مرتبط با صدور صورتحساب یا پرداخت نیز برای اداره خدمت لازم باشد. از دانشجویان ایرانی برای مشاوره یا سایر خدمات Study With FM وجهی درخواست نمی‌کنیم. برای دریافت خدمات اصلی ما، موافقت با بازاریابی اختیاری یا انتشار نظر، عکس، ویدئو و دیگر محتوای تبلیغاتی الزامی نیست.

۱۲. اطلاعات را با چه کسانی به اشتراک می‌گذاریم؟

در صورت ضرورت و مجاز بودن قانونی، ممکن است اطلاعات مرتبط را با گروه‌های زیر به اشتراک بگذاریم:

• مدارس، دانشگاه‌ها، کالج‌ها، سامانه‌های پذیرش، ارائه‌دهندگان دوره‌های آمادگی و سازمان‌های آزمون زبان یا سایر آزمون‌ها.
• ارائه‌دهندگان خدمات اقامت، سرپرستی، رفاه و حفاظت، جابه‌جایی و سایر خدماتی که درخواست کرده‌اید.
• ارائه‌دهندگان میزبانی، فضای ابری، فناوری اطلاعات، ارتباطات و امنیت؛ ارائه‌دهندگان خدمات وب‌سایت یا تحلیل بازدید در صورت استفاده؛ ارائه‌دهندگان خدمات پرداخت در صورت استفاده؛ و ارائه‌دهندگان خدمات تخصصی حسابداری.
• کارکنان مجاز Study With FM، شرکت Study With FM Global Limited در نیجریه و افراد رابط در ایران، فقط در محدوده لازم برای پاسخ‌گویی اولیه و معرفی متقاضیان.
• حسابداران، حسابرسان، بیمه‌گران، مشاوران حقوقی، نهادهای ناظر، دادگاه‌ها، مراجع عمومی و سایر دریافت‌کنندگان در موارد دارای مبنای قانونی.
• طرف‌های مرتبط با انتقال یا تجدید ساختار واقعی و قانونی یک کسب‌وکار.

فقط اطلاعات متناسب با هدف را به اشتراک می‌گذاریم. برخی دریافت‌کنندگان، مانند دانشگاه‌ها، مراجع مهاجرتی و ارائه‌دهندگان مستقل، خودشان درباره نحوه استفاده از اطلاعات تصمیم می‌گیرند و اطلاعیه حریم خصوصی جداگانه دارند.

ممکن است اطلاعات مرتبط با درخواست پذیرش، نتیجه پذیرش یا ثبت‌نام برای تأیید معرفی دانشجو و مدیریت کمیسیون پرداختی دانشگاه در چارچوب همکاری مؤسسه‌ای در اختیار دانشگاه قرار گیرد. افراد رابط ما در ایران مسئول فرایند بعدی پذیرش نیستند و معمولاً نیازی به دسترسی به پرونده‌های کامل دانشجویان که در بریتانیا مدیریت می‌شود ندارند.

۱۳. پردازش و انتقال بین‌المللی اطلاعات

خدمات تحصیلی اغلب به متقاضیان، دانشگاه‌ها و ارائه‌دهندگان خدمات در کشورهای مختلف مربوط می‌شود. ازاین‌رو ممکن است اطلاعات شما در صورت نیاز برای پشتیبانی درخواستی، در سطح بین‌المللی پردازش یا به اشتراک گذاشته شود.

انتقال از ایران به بریتانیا

اطلاعات پرس‌وجوی اولیه که از طریق افراد رابط ما در ایران ارجاع می‌شود، به شرکت STUDY WITH FM LTD در بریتانیا منتقل می‌شود. تیم بریتانیا سپس پرونده‌های مربوط به درخواست پذیرش را مدیریت می‌کند. برای حفاظت از اطلاعات در هنگام انتقال و رعایت الزامات حریم خصوصی قابل‌اعمال در حوزه‌های قضایی مرتبط، اقدامات مناسب انجام می‌دهیم.

انتقال یا دسترسی از بریتانیا به کشورهای دیگر

ممکن است لازم باشد اطلاعات مرتبط در اختیار مؤسسات آموزشی خارج از بریتانیا، شرکت پشتیبان ما در نیجریه یا دیگر ارائه‌دهندگان خدمات قرار گیرد. هرگاه انتقال از بریتانیا طبق قوانین حفاظت از داده‌های این کشور «انتقال محدودشده» باشد، از سازوکار قانونی قابل‌اعمال، مانند مقررات کفایت حفاظت بریتانیا، تضمین‌های مناسب یا استثنای مجاز قانونی استفاده می‌کنیم و ارزیابی‌های لازم را انجام می‌دهیم.

این بررسی شامل مواردی نیز می‌شود که سازمانی مستقل در خارج از بریتانیا به اطلاعات نگهداری‌شده نزد تیم بریتانیا دسترسی پیدا کند. برای اطلاع از تضمین‌های حفاظتی مربوط به اطلاعات خود می‌توانید با ما تماس بگیرید. استفاده از خدمات Study With FM به‌تنهایی به معنی مجوز انتقال نامحدود بین‌المللی اطلاعات نیست.

۱۴. اطلاعات شخصی را چه مدت نگه می‌داریم؟

ما اطلاعات را تنها تا زمانی نگه می‌داریم که برای هدف جمع‌آوری، با در نظر گرفتن الزامات قانونی، حسابداری، قراردادی، حفاظت از اشخاص و رسیدگی به اختلافات، به‌طور معقول ضروری باشد.

پرس‌وجوهایی که به پرونده مشتری تبدیل نمی‌شوند

این سوابق معمولاً حداکثر تا ۲۴ ماه پس از آخرین ارتباط مؤثر نگهداری می‌شوند؛ مگر اینکه حذف زودتر مناسب باشد یا نگهداری طولانی‌تر توجیه قانونی داشته باشد.

پرونده‌های فعال و تکمیل‌شده مشتریان

اطلاعات موردنیاز برای ارائه خدمات فعال تا زمان ادامه آن خدمات نگهداری می‌شود. سوابق عمومی پرونده‌های تکمیل‌شده مشتریان و درخواست‌های پذیرش، در صورت وجود ضرورت قراردادی، قانونی یا مربوط به شکایت و اختلاف، ممکن است حداکثر تا شش سال پس از پایان خدمت یا رابطه با مشتری نگهداری شوند.

گذرنامه، مدارک مالی و اطلاعات حساس

در پایان خدمت مربوط، نیاز به نگهداری مدارک بسیار حساس را بازبینی می‌کنیم و اگر دلیل موجهی برای ادامه نگهداری وجود نداشته باشد، آن‌ها را زودتر از سایر بخش‌های پرونده حذف می‌کنیم. اطلاعات سلامت، معلولیت، نیازهای آموزشی ویژه و دسترس‌پذیری فقط تا زمانی نگهداری می‌شوند که برای خدمت مربوط یا هدف قانونی دیگری ضروری باشند.

سوابق حفاظت از کودکان و رفاه افراد، به دلیل ماهیت موضوع و الزامات مربوط، ممکن است به مدت نگهداری متفاوتی نیاز داشته باشند. دسترسی به این سوابق محدود است و تنها تا زمانی که ضروری و قانونی باشد نگهداری می‌شوند. اطلاعات مربوط به جرایم نیز بیش از مدت لازم برای هدف قانونی پردازش نگهداری نمی‌شوند.

سوابق خدمات پولی، کمیسیون و امور شرکتی

صورتحساب‌ها، اطلاعات پرداخت و بازپرداخت مربوط به خدمات پولی مشتریان، همچنین سوابق کمیسیون دانشگاه‌ها، حسابداری، مالیات و سایر سوابق قانونی شرکت برای مدت مقرر در قوانین قابل‌اعمال نگهداری می‌شوند.

بازاریابی و مجوز انتشار محتوا

اطلاعات بازاریابی فقط تا زمانی که مرتبط و لازم باشند نگهداری می‌شوند و ممکن است حداقل سوابق انصراف برای احترام به اعتراض اشخاص حفظ شود. سوابق رضایت و مجوز انتشار نظرات مشتریان و محتوای رسانه‌ای ممکن است تا زمانی که محتوا به‌طور مجاز استفاده می‌شود و پس از آن، در حد نیاز معقول برای اثبات مجوز، نگهداری شوند.

سوابق پرس‌وجوهای اولیه در ایران

افراد رابط ما در ایران فقط اطلاعات موردنیاز برای معرفی اولیه را مدیریت می‌کنند. هرگونه اطلاعات پرس‌وجوی اولیه که به‌صورت محلی نگهداری می‌شود فقط تا زمان لازم برای تکمیل ارجاع یا انجام تعهد قانونی قابل‌اعمال حفظ می‌شود و به‌عنوان پرونده موازی درخواست پذیرش به کار نمی‌رود.

کوکی‌ها و سوابق فنی

مدت نگهداری داده‌های ناشی از فناوری‌های وب‌سایت به ابزارهای مورد استفاده بستگی دارد. اطلاعات بیشتر در سیاست کوکی‌ها و فناوری‌های مشابه ارائه می‌شود.

۱۵. کوکی‌ها و فناوری‌های مشابه

وب‌سایت ما ممکن است از کوکی‌ها، فضای ذخیره‌سازی مرورگر و فناوری‌های مشابه برای عملکرد سایت، امنیت و، در صورت استفاده، تنظیمات ترجیحی یا سنجش بازدید استفاده کند. برخی خدمات نیز ممکن است از فناوری‌های اشخاص ثالث بهره ببرند.

هرگاه استفاده از فناوری مشخصی طبق قانون به رضایت نیاز داشته باشد، پیش از به‌کارگیری آن رضایت شما را درخواست می‌کنیم. برای اطلاعات بیشتر و گزینه‌های قابل‌استفاده، سیاست کوکی‌ها و فناوری‌های مشابه را مطالعه کنید.

۱۶. امنیت اطلاعات

ما از اقدامات فنی و سازمانی متناسب با نوع و حساسیت اطلاعات استفاده می‌کنیم. این اقدامات ممکن است شامل محدودسازی دسترسی، احراز هویت، حفاظت از حساب‌ها و ارتباطات، تعهدات محرمانگی و تدابیر جلوگیری از دسترسی غیرمجاز، از دست رفتن، تغییر یا افشای اطلاعات باشد.

نقش افراد رابط ما در ایران به اطلاعات مربوط به پرس‌وجو و معرفی اولیه محدود است و درخواست‌های پذیرش و مدارک پشتیبان پس از آن توسط تیم بریتانیا مدیریت می‌شوند. هیچ روش انتقال اینترنتی یا ذخیره‌سازی الکترونیکی را نمی‌توان کاملاً بدون خطر دانست.

۱۷. کودکان و نوجوانان

خدمات ما ممکن است با کودکان و نوجوانان مرتبط باشد؛ از جمله درخواست پذیرش مدرسه یا مدرسه شبانه‌روزی، هماهنگی‌های مرتبط با سرپرستی، پشتیبانی رفاهی و حفاظتی و ترتیبات مربوط به نیازهای آموزشی ویژه یا دسترس‌پذیری.

هنگام پردازش اطلاعات اشخاص زیر ۱۸ سال، سن و میزان درک آنان را در نظر می‌گیریم، فقط اطلاعات مرتبط را جمع‌آوری می‌کنیم، در صورت لزوم والدین یا سرپرست را مشارکت می‌دهیم، به حقوق و نظر نوجوان در موارد مرتبط احترام می‌گذاریم و دسترسی به اطلاعات حساس را محدود می‌کنیم. پیش از انتشار تصاویر، صدا، ویدئو یا نظراتی که هویت شخص را آشکار می‌کنند، مجوزهای لازم را می‌گیریم.

این ملاحظات درباره پرس‌وجوهای اولیه‌ای که از ایران ارجاع می‌شوند نیز اعمال می‌شود. هرگاه درخواست مربوط به کودک باشد، در موارد مناسب باید والدین یا سرپرست مشارکت داشته باشند و تنها حداقل اطلاعات مقدماتی موردنیاز به اشتراک گذاشته شود. کودکان و نوجوانان ممکن است شخصاً نسبت به اطلاعات خود حقوق مرتبط با حریم خصوصی داشته باشند.

۱۸. حقوق شما در زمینه حفاظت از داده‌ها

بسته به قانون قابل‌اعمال و شرایط مربوط، ممکن است از حقوق زیر برخوردار باشید:

• اطلاع یافتن از نحوه استفاده از اطلاعات و درخواست دسترسی به آن‌ها.
• درخواست اصلاح اطلاعات نادرست یا ناقص.
• درخواست حذف اطلاعات یا محدودسازی پردازش در مواردی که قانون اجازه می‌دهد.
• دریافت برخی اطلاعات در قالب قابل‌انتقال، در صورت وجود شرایط قانونی.
• اعتراض به پردازش مبتنی بر منافع مشروع و اعتراض به بازاریابی مستقیم در هر زمان.
• پس گرفتن رضایت در مواردی که رضایت مبنای قانونی پردازش است، بدون تأثیر بر پردازش قانونی انجام‌شده پیش از آن.
• اعمال حقوق مربوط به تصمیم‌گیری صرفاً خودکار، در موارد مشمول قانون.

این حقوق ممکن است مشروط به شرایط و استثناهای قانونی باشند. برای ثبت درخواست، به coordinator@studywithfm.com ایمیل بزنید. ممکن است برای تأیید هویت شما اطلاعات لازم را درخواست کنیم. اگر پرس‌وجوی شما از طریق افراد رابط ما در ایران ارجاع شده باشد، می‌توانید درباره نحوه استفاده از اطلاعاتتان مستقیماً با STUDY WITH FM LTD تماس بگیرید.

۱۹. تصمیم‌گیری خودکار و پروفایل‌سازی

ممکن است از سامانه‌های دیجیتال برای سازمان‌دهی اطلاعات، مدیریت خدمات یا بررسی استفاده از وب‌سایت بهره ببریم. این ابزارهای اداری را نباید با تصمیم‌های پذیرش یا مهاجرت اشتباه گرفت؛ تصمیم‌هایی که مؤسسات آموزشی یا مراجع ذی‌صلاح اتخاذ می‌کنند.

اگر در آینده تصمیم‌گیری صرفاً خودکاری را درباره اشخاص به کار بگیریم که آثار حقوقی یا تأثیر مهم مشابهی داشته باشد، پیش از استفاده آن را ارزیابی می‌کنیم و اطلاع‌رسانی، حقوق و تضمین‌های لازم قانونی را فراهم خواهیم کرد.

۲۰. شکایت‌های مربوط به حریم خصوصی

اگر درباره نحوه مدیریت اطلاعاتتان نگرانی دارید، به coordinator@studywithfm.com ایمیل بزنید یا با شماره +44 7557 271171 تماس بگیرید.

درباره شکایت‌های مشمول قوانین حفاظت از داده‌های بریتانیا، دریافت شکایت را ظرف ۳۰ روز تأیید می‌کنیم، بدون تأخیر ناموجه بررسی مناسبی انجام می‌دهیم، در حد مقتضی شما را از روند رسیدگی مطلع می‌کنیم و نتیجه را اعلام خواهیم کرد.

بریتانیا

در موارد مشمول قوانین بریتانیا، حق دارید به دفتر کمیسر اطلاعات بریتانیا (ICO) نیز شکایت کنید.

وب‌سایت: ico.org.uk/make-a-complaint تلفن: 0303 123 1113

نیجریه

در موارد مشمول قوانین حفاظت از داده‌های نیجریه، می‌توانید به کمیسیون حفاظت از داده‌های نیجریه (NDPC) شکایت کنید.

وب‌سایت: ndpc.gov.ng ایمیل: info@ndpc.gov.ng تلفن: +234 916 061 5551 نشانی: 1919 Cadastral Zone C06, Mbora District, Opposite Efab City Estate, Life Camp, FCT, Abuja, Nigeria.

پرس‌وجوهای ارجاع‌شده از ایران

اگر ابتدا از طریق افراد رابط ما در ایران تماس گرفته‌اید، می‌توانید درباره نحوه مدیریت اطلاعات خود با STUDY WITH FM LTD از راه‌های ارتباطی بالا تماس بگیرید.

۲۱. وب‌سایت‌ها و سامانه‌های دیگر

وب‌سایت و خدمات ما ممکن است به وب‌سایت‌ها و سامانه‌های مدارس، دانشگاه‌ها، مراجع دولتی، ارائه‌دهندگان خدمات اقامت و سایر سازمان‌ها پیوند داشته باشد. ما بر شیوه‌های حفظ حریم خصوصی ارائه‌دهندگان مستقل کنترل نداریم. هنگام استفاده از خدمات آن‌ها، سیاست حریم خصوصی همان سازمان را مطالعه کنید.

۲۲. تغییرات تجاری و ساختار شرکتی

اگر یکی از کسب‌وکارهای Study With FM تجدید ساختار شود، فروخته شود، ادغام شود یا انتقال یابد، ممکن است اطلاعات شخصی مرتبط در صورت ضرورت و مجاز بودن قانونی به اشتراک گذاشته شوند. در چنین مواردی مسئولیت‌های مربوط به حریم خصوصی را بررسی می‌کنیم و هرگاه قانون ایجاب کند به افراد مرتبط اطلاع می‌دهیم.

۲۳. تغییرات این سیاست

ممکن است در صورت تغییر خدمات، شخصیت‌های حقوقی، ارائه‌دهندگان، فناوری‌ها، ترتیبات معرفی متقاضیان، اشتراک‌گذاری اطلاعات یا تعهدات قانونی، این سیاست را به‌روزرسانی کنیم. تاریخ بالای صفحه آخرین زمان به‌روزرسانی متن را نشان می‌دهد.

پیش از گسترش قابل‌توجه وظایف یا سطح دسترسی سامانه‌ای افراد رابط ما در ایران یا هر تغییر مهم دیگر در جریان بین‌المللی اطلاعات، این سیاست را بازبینی می‌کنیم. هرگاه قانون ایجاب کند، تغییرات مهم را به اشخاص مرتبط اطلاع می‌دهیم.

۲۴. قوانین قابل‌اعمال درباره حفاظت از داده‌ها

برای پردازش‌های مشمول قوانین بریتانیا، چارچوب قانونی مرتبط شامل مقررات عمومی حفاظت از داده‌های بریتانیا (UK GDPR)، قانون حفاظت از داده‌ها مصوب ۲۰۱۸، مقررات حریم خصوصی و ارتباطات الکترونیکی (PECR) و اصلاحات مرتبط ناشی از قانون استفاده و دسترسی به داده‌ها مصوب ۲۰۲۵ (Data (Use and Access) Act 2025) است.

پردازش اطلاعات مرتبط با فعالیت‌های ما در نیجریه ممکن است مشمول قانون حفاظت از داده‌های نیجریه مصوب ۲۰۲۳ و الزامات قابل‌اعمال کمیسیون حفاظت از داده‌های نیجریه نیز باشد. جمع‌آوری اولیه اطلاعات شخصی و معرفی متقاضیان در ایران نیز باید با الزامات قابل‌اعمال ایران در زمینه حریم خصوصی و اطلاعات الکترونیکی مطابقت داشته باشد.

۲۵. تماس با ما

برای پرسش درباره حریم خصوصی، درخواست اطلاعات، اعتراض یا ثبت شکایت با ما تماس بگیرید:

راه ارتباطی حریم خصوصی و حفاظت از داده‌ها ایمیل: coordinator@studywithfm.com تلفن بریتانیا: +44 7557 271171

بریتانیا — STUDY WITH FM LTD شماره ثبت شرکت: 11417586 7 Westmoreland House, Cumberland Park, Scrubs Lane, London, England, NW10 6RE, United Kingdom.

نیجریه — Study With FM Global Limited شماره ثبت (RC): 7602429 No. 25, Aare Avenue, New Bodija, Ibadan, Oyo State, Nigeria. ایمیل شرکت: info@studywithfm.com

ایران — پرس‌وجوهای اولیه و معرفی متقاضیان تهران، ایران. برای امور مربوط به حریم خصوصی در ارتباط با درخواست‌های ارجاع‌شده از ایران، مستقیماً با STUDY WITH FM LTD به نشانی coordinator@studywithfm.com تماس بگیرید.